腾讯、百度都在用的电子劳动合同,你get到了么?

随着无纸化在各个领域的迅猛发展,电子劳动合同这一新的合同形式逐渐进入大众视野。电子劳动合同作为企业数字化转型的必备工具,正加速企业经营运作及管理转型。

今年以来,人社部多次公开表示鼓励网上签约,鼓励使用电子劳动合同。人社部发文积极推动电子劳动合同的应用,彻底消除企业及个人对新型签约方式的疑虑,人力资源管理也将迎来新的发展局面。

相较于传统白纸黑字的书面劳动合同,非实体的电子劳动合同带来了许多不确定性,让许多人对其法律效力产生了疑问。自2005年《电子签名法》颁布以来,安全可靠的电子合同已经受到了广泛的认可,国家相关法律也进一步明确了电子合同的法律效力。

根据我国《劳动合同法》第十条规定,建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。第十一条规定:书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形表现所载内容的形式。《电子签名法》第三条规定,民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。 第四条规定:能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为符合法律、法规要求的书面形式。

从上述规定可知,只要电子劳动合同的内容符合《劳动合同法》《电子签名法》等有关规定,那么它就与传统纸质形式劳动合同具有相同的法律效力。

今年2020年3月10日,人社部办公厅发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》,对于电子劳动合同的适用提出了明确要求,即:

(一)采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

(二)用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。

(三)符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

2020年4月22日,北京全国首开先河在本市推广使用电子劳动合同,逐步推广电子劳动合同在不同场景的应用,搭建全市统一的电子劳动合同管理平台。

目前各地人社局对于电子劳动合同的态度也逐步放开,相信疫情之后,劳动合同电子化依然是大势所趋。

我国法律及司法解释对电子签名、电子数据皆予以认可而且操作便捷、普遍。当然,在电子签名及电子数据的使用上,用人单位需要特别关注、确认用户是否为劳动者本人,即签署人的身份和签署意愿问题。

首先,要确保劳动者身份真实。在使用常见的电子签署方式如通过数字签名、数字证书、第三方平台提供的系统时,需要明确电子签名类的制作数据,属于电子签名人即劳动者本人专有。在使用电子签名时,一般会通过身份证信息、人脸语音、短信验证码等多种方式来认证劳动者的主体身份是否合法、真实及有效。

其次,签署必须出于劳动者本人意愿。如能够证明电文数据和电子签名所对应的注册用户是唯一的,并且其用户名、账户、密码等信息也具有唯一性,则在认定签署劳动合同的电子签名系由劳动者控制的事实时,更有利于确认劳动者的签署意愿。

需要提醒的是,用人单位在选择签署或管理电子劳动合同系统时,首先应考量的是保障电子劳动合同签署的安全性与合规性,即选择安全、可靠、能被国内司法实践所认可的平台,比如易保全旗下国内专业可靠的君子签区块链电子签约平台。

传统的纸质劳动合同存在很多弊端:耗费纸张,不环保;容易破损,且不易保存;异地跨越签署,耗费金钱和时间;物流寄运合同的形式周期长,安全性差;劳动者身份及签名易造假;劳动合同存储管理难这些痛点催生出了旺盛的市场需求。

加之在疫情的催动下,不少政府机构开始大力提倡移动办公和无纸化办公,越来越多的企业开始认识到无纸化办公的重要性。

相比纸质劳动合同,电子劳动合同无纸化、全线上更符合优化营商环境的要求,便民利企,也更有利于企业实现协同办公和优化用工管理模式,帮助企业节省成本,提高效率。

以君子签区块链电子合同平台为例,君子签平台通过全线上电子劳动合同签约管理,采用实名认证、电子签约、区块链防篡改、时间戳等技术,实现了电子劳动合同签署、存证、在线公证、争议纠纷在线处置等环节的全流程线上处理,免除了企业HR打印、邮寄、管理纸质合同的工作,既提高了员工签署劳动合同的效率,又降低了劳务纠纷风险。

同时,在确保电子劳动合同的生成、传递、储存等满足《电子签名法》等相关法律法规规定的前提下,同步校验签约双方的身份主体、签署意愿及流程,确保电子劳动合同签署环节所涉及到的证据链完整、准确、不可篡改且真实有效,全方位确保企业用工符合劳动合同法规定,消除用人单位和劳动者对劳动合同电子化签署是否规范,是否具有法律效力的担忧。

据了解,目前在人力资源场景中采用电子合同已成为腾讯、百度、京东、万达、携程、搜狗、富士康、海底捞等众多大型集团企业优化人力资源结构及配置,实现降本提效的最佳选择。随着市场需求的扩大,人社部等相关部门对电子劳动合同的鼓励和支持,未来,电子劳动合同因其在效率、成本、合规上的独特优势,也逐步成为众多企业进行数字化建设的标配。

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